Phương pháp hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Giới thiệu về Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP là hai văn bản quan trọng được Bộ Tài chính ban hành nhằm định hướng và quản lý việc sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Những quy định mới này được đưa ra nhằm mục tiêu thúc đẩy quá trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử, một giải pháp tiên tiến và hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Một trong những lý do quan trọng để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là khả năng giảm bớt thời gian và chi phí cho doanh nghiệp trong việc lập và lưu trữ hóa đơn. Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm không gian lưu trữ và đảm bảo tính bảo mật hơn so với hóa đơn giấy truyền thống. Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro mất mát hoặc hư hỏng hóa đơn, những vấn đề thường gặp phải với hóa đơn giấy.

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đúng và đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử. Việc thực hiện đúng các quy định này không chỉ thể hiện sự tuân thủ pháp luật, mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi từ sự tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn, giảm thiểu sai sót do con người và nâng cao uy tín trong quan hệ kinh doanh.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử cũng hỗ trợ cơ quan quản lý thuế trong việc kiểm soát, theo dõi tình hình thu nộp thuế của doanh nghiệp một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan thuế trong công tác quản lý và nộp thuế.

Những quy định mới về hóa đơn điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả quản lý thuế, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã đưa ra những quy định mới về việc sử dụng hóa đơn điện tử, yêu cầu các doanh nghiệp phải dần thay thế hóa đơn giấy truyền thống bằng hóa đơn điện tử. Theo quy định mới, hóa đơn điện tử phải được tạo lập, xử lý, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua các hệ thống thông tin điện tử.

Một trong những yêu cầu kỹ thuật quan trọng là hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn và bảo mật thông tin. Các thông tin trên hóa đơn cần phải đúng, chính xác và không bị thay đổi sau khi phát hành. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp bảo mật hợp lý, như sử dụng chữ ký điện tử được cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

Về mặt pháp lý, hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định về định dạng, nội dung, và điều kiện kỹ thuật do cơ quan quản lý nhà nước về thuế ban hành. Theo đó, hóa đơn điện tử cần có các thông tin cơ bản như: mã số và tên người bán, người mua; ngày, tháng, năm lập hóa đơn; số lượng, đơn giá, tổng số tiền thanh toán; thuế suất, giá trị gia tăng, v.v.

Hơn nữa, các doanh nghiệp cần lưu ý về việc lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử theo đúng thời gian quy định, thường là tối thiểu 10 năm. Trong quá trình lưu trữ, hệ thống quản lý hóa đơn điện tử phải đảm bảo việc truy xuất thông tin nhanh chóng, chính xác và đầy đủ khi cần thiết. Đặc biệt, doanh nghiệp phải bảo vệ an toàn dữ liệu hóa đơn điện tử trong trường hợp tư vấn thuế, kiểm tra hoặc thanh tra.

Thời hạn và quy trình thực hiện hủy hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi doanh nghiệp nhận được thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế, phải tuân thủ thời hạn 30 ngày để thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử không sử dụng. Quy định này được ban hành nhằm đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc sử dụng và quản lý hóa đơn.

Trong quá trình hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc chuẩn bị hồ sơ liên quan. Hồ sơ phải bao gồm các tài liệu như thông báo chấp nhận đăng ký hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế, quyết định hủy hóa đơn, và các hóa đơn điện tử cần hủy. Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp đơn yêu cầu hủy hóa đơn qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Quy trình hủy hóa đơn điện tử cụ thể như sau:

Đầu tiên, doanh nghiệp truy cập vào cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp. Tại đây, doanh nghiệp chọn mục "Quản lý hóa đơn" và tiếp tục đến phần "Yêu cầu hủy hóa đơn". Tiếp theo, doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin cần thiết trong biểu mẫu yêu cầu hủy hóa đơn, đính kèm các tài liệu liên quan theo yêu cầu của biểu mẫu.

Sau khi nộp đơn yêu cầu hủy hóa đơn, cơ quan thuế sẽ xem xét và xác nhận lại thông tin. Quá trình này có thể mất một vài ngày làm việc. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện và thông tin chính xác, cơ quan thuế sẽ cấp thông báo xác nhận hủy hóa đơn. Doanh nghiệp cần lưu giữ thông báo này để sử dụng khi cần thiết, và hóa đơn điện tử sẽ chính thức được hủy từ hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.

Thực hiện đúng quy trình hủy hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ theo quy định pháp luật hiện hành, đồng thời nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử.

Thủ tục hành chính cần chuẩn bị khi hủy hóa đơn điện tử

Để thực hiện hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số tài liệu và tuân thủ các thủ tục hành chính cần thiết. Đầu tiên, doanh nghiệp cần tổng hợp và chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu bắt buộc. Điều này bao gồm biểu mẫu Thông báo hủy hóa đơn (mẫu số 04/AC ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) và các tài liệu liên quan khác như bản sao hóa đơn điện tử bị hủy.

Sau khi chuẩn bị xong các biểu mẫu, bước tiếp theo là thực hiện các bước cụ thể để nộp hồ sơ cho cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các chi tiết trên hóa đơn điện tử để đảm bảo thông tin chính xác và tránh sai sót. Nếu có sai sót, cần điều chỉnh kịp thời trước khi nộp hồ sơ. Tiếp đó, doanh nghiệp cần đăng nhập vào hệ thống dịch vụ thuế điện tử để gửi các biểu mẫu và tài liệu đã chuẩn bị. Quá trình này phải tuân thủ các quy định về thời gian và cách thức nộp hồ sơ để đảm bảo không vi phạm các quy định của pháp luật.

Cuối cùng, cần lưu ý các yếu tố quan trọng giúp quá trình hủy hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi và hợp pháp. Thứ nhất, đảm bảo sự chính xác và đầy đủ của hồ sơ, tránh tình trạng thiếu sót tài liệu. Thứ hai, cần nắm rõ thời hạn quy định cho các giai đoạn nộp hồ sơ và phê duyệt từ phía cơ quan thuế để tránh các vấn đề pháp lý không mong muốn. Thứ ba, lưu trữ hồ sơ một cách cẩn thận và minh bạch để tiện đối chiếu và phục vụ công việc kiểm toán trong tương lai.

Các lưu ý và khó khăn khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử

Trong quá trình thực hiện hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo việc quản lý hóa đơn được thực hiện đúng quy định và tránh những lỗi phổ biến. Đầu tiên, doanh nghiệp cần cập nhật kiến thức về các quy định hiện hành liên quan đến việc hủy hóa đơn điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp không bị vi phạm quy định pháp luật, từ đó tránh được các rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh không đáng có.

Thứ hai, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng việc hủy hóa đơn điện tử được thực hiện đúng thời hạn quy định. Việc chậm trễ trong quá trình này có thể dẫn đến các hình phạt hoặc phí phạt do vi phạm quy định về thời gian. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến việc lập báo cáo và gửi thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế một cách chính xác và đầy đủ.

Các khó khăn thường gặp khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử bao gồm: khó khăn trong việc xác định hóa đơn cần được hủy, đặc biệt là trong trường hợp doanh nghiệp có số lượng lớn hóa đơn; lỗi kỹ thuật trong hệ thống phần mềm quản lý hóa đơn; và sự thiếu hiểu biết hoặc nhầm lẫn về quy trình hủy hóa đơn. Để khắc phục những khó khăn này, doanh nghiệp có thể áp dụng một số biện pháp như sau:

Trước hết, doanh nghiệp cần nâng cao năng lực đội ngũ kế toán thông qua đào tạo và cập nhật kiến thức về các quy định mới. Việc này giúp đảm bảo quá trình hủy hóa đơn diễn ra một cách suôn sẻ và chính xác. Thứ hai, doanh nghiệp nên đầu tư vào hệ thống phần mềm quản lý hóa đơn điện tử hiện đại và đáng tin cậy để giảm thiểu các lỗi kỹ thuật. Cuối cùng, doanh nghiệp nên thực hiện việc kiểm tra và rà soát thường xuyên các hóa đơn để nhanh chóng phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh, từ đó giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả quản lý.

Lợi ích và tác động của việc tuân thủ Thông tư 78/2021/TT-BTC

Việc tuân thủ Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, cả về mặt kinh doanh lẫn quản lý thuế và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

Trước hết, tuân thủ đúng các quy định giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh. Các thủ tục hủy hóa đơn điện tử được thiết lập rõ ràng và minh bạch, giúp giảm thiểu sai sót cũng như thời gian xử lý. Điều này tạo đà cho các quy trình kinh doanh khác hoạt động trơn tru hơn, tiết kiệm được nhân lực và tài chính.

Đối với quản lý thuế, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hợp pháp hóa các giao dịch kinh doanh của mình, giúp tạo dựng lòng tin với cơ quan thuế. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định không chỉ giảm thiểu rủi ro bị phạt vì vi phạm mà còn giúp doanh nghiệp đạt được sự tín nhiệm từ phía cơ quan thuế, qua đó tạo điều kiện thuận lợi trong việc khai thác các ưu đãi thuế có thể có.

Mặt khác, quyền lợi của cả doanh nghiệp và khách hàng cũng được bảo vệ tối đa. Việc hủy hóa đơn đúng quy trình giúp giảm thiểu các tranh chấp liên quan đến hóa đơn và giao dịch kinh doanh. Khách hàng sẽ cảm thấy yên tâm hơn khi biết rằng doanh nghiệp mà họ đang giao dịch luôn tuân thủ đúng quy định pháp luật, từ đó tăng cường sự tin tưởng và duy trì mối quan hệ lâu dài.

Cuối cùng, việc tuân thủ Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng có tác động tích cực đến việc số hóa và hiện đại hóa hệ thống quản lý doanh nghiệp. Điều này phù hợp với xu hướng chuyển đổi số toàn cầu, giúp doanh nghiệp hòa nhập nhanh chóng vào thị trường số và cạnh tranh tốt hơn trong bối cảnh kinh tế toàn cầu ngày càng biến động.

Bài viết liên quan