3 Rủi Ro Khiến Bảng Tính Excel Là “Kẻ Thù Ngầm” Của Doanh Nghiệp

Sai sót do con người

Bảng tính Excel, mặc dù là một công cụ hữu ích, lại rất dễ bị ảnh hưởng bởi sai sót do con người gây ra. Một trong những nguyên nhân chính là việc nhập liệu thủ công, nơi các lỗi như nhập sai số liệu, nhầm lẫn giữa các ô hay nhập thiếu thông tin có thể xảy ra thường xuyên. Những sai sót này có thể nhỏ nhặt nhưng lại có khả năng tích lũy và dẫn đến hậu quả nghiêm trọng trong quá trình xử lý dữ liệu.

Thêm vào đó, việc sử dụng công thức trong Excel cũng không tránh khỏi rủi ro. Công thức bị hỏng hoặc sai cú pháp có thể làm lệch lạc hoàn toàn kết quả tính toán. Chỉ một lỗi nhỏ trong công thức có thể lan tỏa và ảnh hưởng đến các ô liên quan, dẫn đến sự sai lệch lớn trong dữ liệu tổng hợp. Việc phát hiện và sửa chữa các lỗi này không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về công cụ, gây áp lực lên nhân viên và làm giảm hiệu quả công việc.

Không chỉ dừng lại ở đó, việc quên cập nhật dữ liệu cũng là một nguy cơ tiềm tàng. Trong môi trường kinh doanh năng động, dữ liệu cần phải được cập nhật liên tục để phản ánh đúng tình hình thực tế. Tuy nhiên, việc này dễ bị bỏ qua hoặc thực hiện không đầy đủ, dẫn đến tình trạng dữ liệu bị lỗi thời. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tính chính xác của các báo cáo và phân tích mà còn có thể gây ra những quyết định sai lầm, làm tổn hại đến chiến lược và hoạt động của doanh nghiệp.

Do đó, sai sót do con người trong việc sử dụng bảng tính Excel không chỉ ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu mà còn gây lãng phí thời gian và nguồn lực để khắc phục. Đây là một trong những lý do khiến Excel có thể trở thành “kẻ thù ngầm” của doanh nghiệp nếu không được quản lý chặt chẽ.

Mất dữ liệu

Một trong những rủi ro lớn nhất khi sử dụng Excel là khả năng mất dữ liệu. Các file Excel có thể bị hỏng hoặc mất do nhiều nguyên nhân khác nhau như lỗi phần mềm, sự cố hệ thống hoặc các yếu tố ngoại cảnh như mất điện. Những sự cố này không chỉ ảnh hưởng đến công việc hàng ngày mà còn có thể dẫn đến việc mất mát những dữ liệu quan trọng, gây thiệt hại không nhỏ cho doanh nghiệp.

Thêm vào đó, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị cá nhân không đảm bảo an toàn. Máy tính cá nhân của nhân viên có thể bị đánh cắp, hỏng hóc hoặc nhiễm mã độc, làm tăng nguy cơ mất dữ liệu. Việc này càng trở nên nghiêm trọng khi dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp nằm trên các thiết bị này mà không có biện pháp bảo vệ hoặc sao lưu hợp lý.

Khả năng bị tấn công từ bên ngoài cũng là một mối đe dọa lớn đối với việc sử dụng Excel. Các file Excel thường không được mã hóa mạnh mẽ và dễ bị tấn công bởi các hacker. Chỉ cần một lỗ hổng bảo mật nhỏ, kẻ xấu có thể truy cập vào hệ thống và đánh cắp dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Điều này không chỉ gây tổn thất về mặt tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp.

Cuối cùng, việc xóa nhầm file Excel cũng là một vấn đề phổ biến. Chỉ cần một thao tác nhầm lẫn, dữ liệu quan trọng có thể bị xóa vĩnh viễn mà không có cách nào khôi phục lại. Điều này đặc biệt nguy hiểm khi doanh nghiệp không có chính sách sao lưu dữ liệu định kỳ và hiệu quả.

Khó khăn trong việc quản lý

Mặc dù Excel là một công cụ phổ biến trong việc quản lý chi phí, nó không phải là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp hiện đại. Một trong những hạn chế lớn nhất của Excel là thiếu các tính năng phê duyệt và quản lý quy trình rõ ràng. Các doanh nghiệp thường phải dựa vào các quy trình thủ công, tạo ra sự lộn xộn và dễ xảy ra sai sót. Việc không có hệ thống phê duyệt tự động làm cho quá trình quản lý chi phí trở nên phức tạp và khó kiểm soát.

Thêm vào đó, việc quản lý dữ liệu lớn trên Excel là một thách thức không nhỏ. Khi khối lượng dữ liệu tăng lên, Excel bắt đầu gặp vấn đề về hiệu suất, làm chậm quá trình làm việc và khiến người dùng cảm thấy khó chịu. Điều này đặc biệt đúng khi cần thực hiện các phân tích sâu hơn. Excel không có khả năng xử lý dữ liệu lớn một cách hiệu quả, dẫn đến việc ra quyết định dựa trên dữ liệu trở nên khó khăn và kém chính xác. Các doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu chuyên nghiệp hơn để có thể tận dụng tối đa giá trị từ dữ liệu của mình.

Cuối cùng, Excel không cung cấp các tính năng báo cáo và trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ như các công cụ quản lý chi phí chuyên nghiệp khác. Việc tạo ra các báo cáo tùy chỉnh yêu cầu người dùng phải có kiến thức sâu về Excel và tốn nhiều thời gian. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc mà còn làm chậm quá trình ra quyết định. Khi doanh nghiệp cần phải đưa ra các quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu, việc sử dụng Excel có thể là một trở ngại lớn.

Bài viết liên quan